Erläuterungen zum 'vieW4'


Was ist das 'vieW4'?

'vieW4' (=“World Wide Web Workgroups“) ist eine web-basierte Infrastruktur mit einer Vielfalt von Werkzeugen, die projektorientiertes, verteiltes und vernetztes Arbeiten für Arbeitsgruppen beliebiger Größe ermöglicht und unterstützt. Die Basis für diese Infrastruktur ist Open Source-Software namens Zope, die für magistratsinterne, aber auch magistratsübergreifende, Abläufe entsprechend implementiert wurde. Das Ziel: eine homogene, vielseitige Lösung für Arbeitsgruppen zu schaffen, die all das umfasst, was für das Arbeiten in Gruppen notwendig ist, und was bislang oft mit Hilfe unterschiedlicher office-bezogener Lösungen erledigt wurde: Dokumente, Projekte, Termine, E-Mail-Kommunikation usw. sind im 'vieW4' integriert und verknüpft.

Innerhalb einer beliebig definierbarer Arbeitsgruppe können Aufgaben erstellt, Personen zugeordnet und terminisiert bzw. priorisiert werden. Projektbezogene Dokumente können erzeugt, verändert, versioniert werden. Diese Dokumente sind gemeinsames Gut der Arbeitsgruppe: es kann auf sie zugegriffen, über sie diskutiert werden. Statusänderungen einer Aufgabe, eines Projekts oder eines Dokuments können nachvollzogen und auf Wunsch auch per Mail darüber informiert werden. Die im 'vieW4' integrierte Suchmöglichkeit erfasst Dokumente jeder Art.

'vieW4' ist Teil einer ausbaufähigen Plattform, die auch die Integration eines Content Management Systems (=CMS) ermöglicht. In einer späteren Ausbaustufe ist die Verknüpfung beiden Funktionen „Workgrouping“ ('vieW4') und CMS vorgesehen, um den kompletten Lebenszyklus von Dokumenten und Objekten, die in Arbeitsgruppen entstehen, von der Entstehung bis hin zur Veröffentlichung abbilden zu können.

'vieW4' - Features im Detail

Man kann sich das 'vieW4' als eine Ordnerstruktur (oder "Arbeitsgruppenstruktur") vorstellen, welche man mit seinem Web Browser einsehen und bearbeiten kann.

Jeder dieser Ordner kann weitere Unterordner, Objekte und Dokumente unterschiedlichen Typs enthalten.  

Die Ordner-Struktur in der Navigationsleiste im 'vieW4' ist auf- und zuklappbar -  also ähnlich navigierbar, wie im Windows-Explorer. Bedeutung der Symbole:

Folgende Objekt-Typen werden momentan unterstützt (die Liste der Objekttypen wird laufend erweitert):

All diese Objekttypen haben besondere Eigenschaften, welche das Arbeiten in Gruppen unterstützen sollen. Dazu gehören:

Erklärung der Objekttypen:

Datei

Man kann eine beliebige Datei in das 'vieW4' laden. Es gibt keine Beschränkung des Dateityps. Die nachfolgenden Dateitypen werden volltextindiziert, d.h. ihr Inhalt ist über die 'vieW4'-Suche auffindbar. Zusätzlich gibt es eine einfache Vorschaufunktion für

Der Vorteil dieser Vorschaufunktion liegt darin, dass am PC kein zusätzliches Programm installiert sein muss, um sich den Dateiinhalt anzeigen zu lassen, sondern es reicht ein Browser.

Textdokument

Textdokumente kann man in  zwei unterschiedlichen Art und Weisen erstellen:

  1. In einem reinen Browser-Text-Fenster schreibt man einfachen Text. Dieser wird, nach der Art und Weise wie er eingegeben wird, automatisch formatiert. STX (structured text) ist eine einfache Textformatierungsmethode für die Erstellung von Texten im 'vieW4'. Diese Methode verwendet einfache Symbole sowie Texteinrückung zur Strukturierung des Textes (Ausführliche Beschreibung in der 'vieW4'-Hilfe).

  2. Mit einem "What You See Is What You Get (WYSIWYG)"-Editor, welcher direkt im Browser läuft, kann man Texte mit Hilfe von bereitgestellten Funktionen erstellen, welche eine Formatierung enthalten, die den Fähigkeiten von HTML entsprechen. Es werden verschiedene solcher Editoren angeboten - jeder Benutzer kann sich unter "meine einstellungen" den Editor aussuchen, der für seine Arbeit am Besten geeignet ist.

Kontakt

In den Kontakten kann man Adressen und Ansprechpartner verwalten, ähnlich der Funktionalität in Outlook oder ihrem persönlichen Adressbuch – dies immer mit direktem Bezug zum entsprechenden Ordner.

URL

Hier kann man eine URL (Internetadressen) im 'vieW4' anlegen und so wichtige Einsprungsadressen in das WorldWideWeb anderen Teilnehmern einer Arbeitsgruppe zur Verfügung stellen.

Foto / Grafik

Eine einfache Form Foto's, Bilder, Grafiken oder Skizzen im 'vieW4' der Arbeitsgruppe bereitzustellen.

Aufgabe

Mit diesem Objekt hat man ein Instrument, mit dem man Aufgaben oder Tätigkeiten erfassen kann. Es ist möglich für Aufgaben Prioritäten festzulegen – hoch, normal, niedrig. Außerdem kann man eine Aufgabe einem anderen Mitglied der Arbeitsgruppe zuordnen, diese Aufgabe als "erledigt" kennzeichnen oder die Aufgabe auch "auszusetzen".

Termin

Termine sind als Instrument für eine gemeinsame Besprechungs- oder Meilensteinplanung innerhalb einer Arbeitsgruppe gedacht. Über die Funktion "meine einstellungen" kann man eine Kalender-Box erstellen. Diese wird entweder links oberhalb bzw. links unterhalb der "öffentlichen / privaten ordner" eingeblendet, kann aber auch im rechten Seitenbereich auf "vieW4 home" angezeigt werden. In der Kalenderbox werden Termine und Aufgaben durch farbliche Hinterlegung angezeigt.

Mailing-Liste

Das Objekt "Mailing-Liste" gilt immer für den Bereich des Ordner, indem es angelegt wird. Mit einer Mailing-Liste kann man eine Gruppe von Benutzern und E-Mail-Adressen anlegen und so rasch und einfach an diesen Benutzerkreis e-Mails versenden.

Ordner

Ein Ordner ist ein Objekt, wie man es auch vom Windows Explorer kennt. Unter Ordnern können weitere Ordner (vom/von Administrator/en) und beliebig viele andere Objekte (vom/von Administrator/en und von Mitgliedern) platziert werden. Es ist auch möglich, an jeden Ordner im 'vieW4' e-Mails zu versenden. Die genaue E-Mail-Adresse des Ordners steht am Ende der "Ansichtsseite" des Ordners.
Mit Hilfe der Funktion "zugriffsrechte" verwaltet der/die Administrator/en die Berechtigungen seiner Arbeitsgruppe (seines Ordners). Für jeden Ordner können Administratoren, Mitglieder und Leseberechtigte hinzugefügt bzw. gelöscht werden.
Ordner können nur vom/von Administrator/en angelegt oder gelöscht werden.

Technische Details/Voraussetzungen

Berechtigung: Lanuser bzw. berechtigter wien.at-Benutzer muss für 'vieW4' berechtigt sein. In einer Arbeitsgruppe (Ordner) kann die Rolle als Administrator, Mitglied oder leseberechtigt vergeben werden.

Voraussetzung: PC mit Intranetzugang bzw. von extern PC mit Internetzugang (Nutzung analog zu Richtlinien zur Nutzung von "Wien Intern Web Access" unter http://www.intern.magwien.gv.at/wien-int2/web-access/index.htm#Voraussetzungen)

Cookies: die Verwendung von Cooies wird empfohlen - siehe auch Information zu Cookies unter: http://www.wien.gv.at/index/privacy.htm?S0=cookies#cookies

Verwendung von Java-Script: Java-Script sollte aktiviert sein. Alle Funktionen im 'vieW4', die mit Hilfe von Java-Script optimiert wurden, funktionieren selbstverständlich auch, wenn Java-Script nicht aktiviert ist (ausgenommen WYSIWIG-Editoren).

Unterstütze Browser: MS-Internet-Explorer 5.5 SP2 >, Mozilla 1.3.1 >


Info für Administratoren

Administratoren verwalten mit Hilfe der Funktion "zugriffsrechte" die Berechtigungen innerhalb der Arbeitsgruppe(n) (Ordner). 

Datenschutzrechtliche Bestimmungen

Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind beim Einrichten einer Arbeitsgruppe vorab zu klären. Dies ist besonders wichtig, wenn auch magistratsexterne Mitglieder in Arbeitsgruppen eingebunden werden sollen.
Die erforderlichen Datenschutz-Informationen erhalten Administratoren beim  Datenverantworlichen ihrer Abteilung, bzw. bei der MA 62 (s. auch Datenschutz-Infos der  MA 62 in Wien Intern).

Magistratsexterne Mitglieder in Arbeitsgruppen

Bei der Verwaltung magistratsexterner Mitglieder in Arbeitsgruppen ist es besonders wichtig, folgende Punkte zu beachten und zu dokumentieren:

Diese Punkte sollen jederzeit für jeden Administrator einer Arbeitsgruppe nachvollziehbar sein, da die Administratoren auch die Verantwortung für ihre Arbeitsgruppe/n tragen.

Technische Informationen 

Ordner

Ordnerstrukturen können nur vom Administrator angelegt werden, da damit auch die Verwaltung der "zugriffsrechte" für den jeweiligen Bereich verbunden ist.

Papierkorb

Der Unter-Ordner Papierkorb ist nur für Administratoren eines Ordners sichtbar. Dokumente aus dem Papierkorb können umbenannt, ausgeschnitten, kopiert und mit "löschen" gänzlich gelöscht werden.

Zugriffsrechte

* Für jeden Ordner können Administratoren, Mitglieder und Leseberechtigte hinzugefügt bzw. gelöscht werden. Administratoren können hier auch Berechtigungen für Gruppen vergeben. Nähere Infos dazu s. in der Hilfe zu 'zugriffsrechte'.


Info zum 'vieW4'-WEB-Access

Anmeldung von extern

https://w4.wien.gv.at/

Voraussetzungen für die Nutzung

Die wichtigste Voraussetzung ist ein sicherheitsbewusster Umgang bei der Nutzung des ''vieW4'-WEB-Access'  - es sollen keine Unbefugten zu Informationen gelangen.

Sie benötigen einen für den jeweiligen Ordner berechtigten LANUser oder einen entsprechend berechtigten wien.at-Benutzernamen und einen Web-Browser (unterstütze Browser: MS-Internet-Explorer 5.5 SP2 >, Mozilla 1.3.1 >).
 

Regeln für den sicherheitsbewussten Umgang mit dem 'vieW4'-WEB-Access

Der 'vieW4'-WEB-Access dient ausschließlich dienstlichen Zwecken.

Keine Verwendung finden sollte der 'vieW4'-WEB-Access an folgenden Orten :

Bitte beachten Sie folgende Sicherheitstipps bei der Verwendung des 'vieW4'-WEB-Access

Aufruf/Anmeldung

 Sie gelangen dann umgehend in Ihre 'vieW4'-Arbeitsumgebung.
 

Abmeldung

Damit keine unbefugten Personen Zugriff auf die von Ihnen aufgerufenen 'vieW4'-WEB-Access-Seite/n haben, ist es erforderlich, dass Sie sich nach der Benutzung vom 'vieW4'-WEB-Access abmelden. 
Ein einfaches Schließen des Browsers ist zu wenig, eine ordnungsgemäße Abmeldung muss erfolgen: 

Neuerliche Anmeldung:

Um sich erneut anzumelden, geben Sie in einem neu geöffneten Browser-Fenster bitte noch einmal die WEB-Adresse https://w4.wien.gv.at/ des 'vieW4'-WEB-Access ein und melden Sie sich erneut an.

Tipp:
Nehmen Sie die WEB-Adresse (URL) des 'vieW4'-WEB-Access, wenn Sie diesen öfter verwenden, in Ihrem Browser zu den Favoriten auf.


Anmerkungen:

Infos zu wien.at-Benutzernamen:

 
* Die gesicherte (HTTPS-)Verbindung erkennen Sie u.a. daran, dass in Ihrem Browser-Fenster unten in der Statusleiste ein kleines gelbes Vorhangschloss angezeigt wird. Wenn Sie den Mauszeiger über dieses Schloss bewegen, erhalten Sie eine genauere Information über die gesicherte Verbindung, z.B.: SSL gesichert (128 Bit).